こんにちは！皆さんの職場では、ICTによる業務改善は進んでいますか？
今回は、メールや電子回覧板に使うファイルはPDFが便利だというお話です。
かつて、時間割の自動化やリーディングDX校のICT担当として、さまざまな相談を受けてきました。その経験から、PDFの便利さと、WordやExcel、一太郎などのファイルをPDFに変換する簡単な方法を解説します。
PDFにすると何がいい？3つのメリット
PDFを添付ファイルとして使うと、受け取る側の作業がぐっと楽になります。主なメリットは以下の3つです。
1. ダウンロードの手間が省ける
メールや電子回覧板に添付されたPDFファイルは、ブラウザから直接閲覧できることが多いです。わざわざファイルをダウンロードして専用のソフトを立ち上げる必要がないので、素早く中身を確認できます。
特に、一太郎のように特定のソフトが必要なファイルの場合、PDFにしておけば、閲覧者はソフトを持っていなくても内容を確認できます。
2. ソフトの起動時間を待たずに済む
WordやExcelのファイルを開くとき、「ソフトが立ち上がるまで時間がかかるな…」と感じたことはありませんか？
私のパソコンも、WordやExcelの起動には少し時間がかかります。しかし、PDFファイルなら、ブラウザで瞬時に開けるため、この待ち時間がなくなり、ストレスなく作業を進められます。
3. 誰が見ても同じ表示になる
元のファイルがWordだと、見る人の環境（バージョンやOS）によってレイアウトが崩れてしまうことがあります。
一方、PDFはどの環境で開いても表示が変わりません。相手に「ファイルがうまく開けない」「レイアウトが崩れている」といった手間を取らせることがなくなります。
印刷するだけでPDFは作れる！
「でも、PDFにするのって難しそう…」と感じるかもしれません。でも、ご安心ください。方法はとても簡単です。
1. 印刷画面を開く
PDFにしたいWordやExcel、一太郎などのファイルを開き、**「印刷」**の画面に進みます。
2. プリンターを選ぶように「PDF」を選択
通常、印刷するプリンターを選ぶ画面で、**「PDFに保存」や「Microsoft Print to PDF」**といった選択肢があるはずです。これを選ぶだけです。
あとは、保存したい場所（デスクトップやダウンロードフォルダなど）を指定すれば、PDFファイルが完成します。
まとめ
メールや電子回覧板にファイルを添付するときは、ひと手間かけてPDFに変換することをおすすめします。
これは、ちょっとしたことですが、相手への小さな気遣いになります。この小さな心遣いが積み重なれば、組織全体の業務改善に繋がっていくはずです。
ここまで読んでくださったあなたは、きっと読み手のことを考えて情報発信されているのではないでしょうか。
もしよければ、以前書いた「PDFファイルをクラウド上で閲覧できるようにする方法」の記事もぜひご覧ください。
それでは、明日も良い1日をお過ごしください！
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