「Googleスプレッドシートはシートごとにリンク先が違う」という事実、ご存知でしたか？
このちょっとした豆知識を知っているだけで、日々の業務や学校での情報共有がぐっと楽になります。今回は、特に学校の時間割を例に、Googleスプレッドシートの驚くほど便利な使い方をご紹介します。
シートでリンク先が違う！
シートのリンクを送るだけでOK！
Googleスプレッドシートでは、表示している特定のシートのリンクをコピーして共有することができます。この機能を使えば、相手に「このシートを見てください」と直接伝えることが可能になります。
たとえば、教務主任の先生や時間割担当の先生が、今週の時間割を共有したいとしましょう。
今までは、時間割のファイルを送ったり、印刷して配ったりする手間がかかっていました。しかし、スプレッドシートなら、目的のシートを開いてリンクを送信するだけで完了です。先生方はそのリンクを開くだけで、最新の時間割をすぐに確認できます。
印刷や書き写しの手間がなくなる
多くの学校では、時間割が変更されるたびに、職員室の前に張り出された紙の時間割を生徒が書き写す、といった光景は珍しくありません。学級委員や時間割係の生徒が、わざわざ職員室まで足を運んで書き写し、それを教室でまた黒板に書く…といった作業は、かなりの手間と時間がかかります。実際、この土日に以前の同僚と話したら、その同僚の学校も、紙で書き写す仕事をまだ生徒がしていたそうです。
しかし、もし時間割をGoogleスプレッドシートで共有すれば、この手間はすべてなくなります。
現在の小中学校では、Chromebook を導入している学校が多いため、子どもたちは直接その時間割のリンクを見ることができます。これにより、印刷の手間も、生徒が書き写す手間も、すべて省けるのです。
変更があった時もスムーズに
時間割を担当する先生にとっても、これは大きなメリットです。
もし時間割が紙で配布されている場合、急な変更があると、その都度印刷し直したり、改めて告知し直したりする手間が発生します。しかし、スプレッドシートで管理していれば、担当の先生がデータを修正するだけで、すべての人の画面にリアルタイムで最新の情報が反映されます。
「紙を配り直す」「確認しに来てもらう」といった二度手間が完全に解消されるのです。
Googleスプレッドシートが最適である理由
「Excelでもいいのでは？」と思う方もいるかもしれません。
たしかに、先生方が全員 Microsoft 365 アカウントを持っているなら、Excelでも情報の共有は教員間で可能です。しかし、多くの学校では、生徒は Google アカウントしか持っていないことが多いのが現状です。
- 子どもたちが利用しやすい: ChromebookやiPadを使っている場合、Googleスプレッドシートはウェブ上で簡単に閲覧できます。Excelだと専用アプリが必要だったり、閲覧が難しかったりする場合があります。
- 手間を最小限に: 最初から Google スプレッドシートで時間割を作成し、そのリンクを職員と生徒の両方で共有すれば、全員が手間なく最新の時間割を確認できます。
時間割だけでなく、学校のあらゆる情報共有を Google スプレッドシートに切り替えることで、関わるすべての人が楽になり、業務の効率化を図ることができます。
ぜひ、皆さんの学校でも Google スプレッドシートの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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